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Vollständige Transparenz und datengetriebene Entscheidungen sind zwei wesentliche Komponenten des Unternehmenserfolgs. Die Überwachung und Auswertung vorliegender Daten sollte daher nicht manuell und auf Zuruf, sondern fortlaufend und systematisch erfolgen. Hierfür stehen im Controlling mehrere Möglichkeiten wie BI (Business Intelligence) und Real-time Business Monitoring zur Verfügung. Welche Gründe für die Implementierung solcher Systeme sprechen, lesen Sie in diesem Artikel.

Standard-Tools wie Excel nicht mehr ausreichend

Trotz moderner Möglichkeiten basiert das Controlling von Unternehmen vielerorts auch heute noch auf Hilfsmitteln wie Excel oder Access-Datenbanken. Daten aus unterschiedlichen Vorsystemen werden in diese Tools übernommen, um Kennzahlen zu ermitteln und unternehmerische Fragestellungen zu beantworten. Dieses Vorgehen ist nicht nur „aus der Mode“, sondern bringt zahlreiche Nachteile und Risiken mit sich. Zu nennen sind insbesondere diese Punkte:

1. Fehleranfälligkeit
2. Hoher Aufwand (Ineffizienz) für Erstellung und Aktualisierung
3. Begrenztes Datenvolumen (fehlende Skalierbarkeit)
4. Schwierigkeiten in der Echtzeit-Zusammenarbeit
5. Keine Live-Daten verfügbar (nur Vergangenheitsbetrachtung)

Im Folgenden betrachten wir diese Aspekte genauer und zeigen auf, warum BI und Real-time Business Monitoring die besseren Lösungen sind.

1. Fehleranfälligkeit

Die Übernahme von Daten in Tools wie Excel und Access besteht aus mehreren manuellen Schritten, bei denen stets ein hohes Fehlerrisiko besteht. Weiterhin kann niemals vollständig sichergestellt werden, dass sämtliche Formeln, Bezüge und Zusammenhänge vollständig korrekt aufgebaut wurden. Auch Veränderungen der Daten – etwa durch Überschreiben oder die Verschiebung von Zellen – verursachen immer wieder Schiefstände. Im Extremfall können Fehler dieser Art zu schwerwiegenden unternehmerischen Fehlentscheidungen führen. Anders stellt sich die Situation beim Einsatz von BI und (Real-time) Business Monitoring Software dar. Hier erfolgt die Datenübernahme aus den vorgelagerten Systemen automatisiert, wodurch die Fehlerquote minimal ist. Ebenso kann durch das ausführliche Testen neu entwickelter Kennzahlen und Reports sichergestellt werden, dass die Ergebnisse korrekt sind.

2. Aufwand

Manuell erstellte Reports sind nicht nur fehleranfällig, sie verursachen auch einen enormen Aufwand. Dies gilt insbesondere, wenn Tabellen mit komplexeren Formeln und Zusammenhängen regelmäßig aktualisiert werden müssen. Auch in diesem Fall bringen Business-Monitoring-Lösungen und BI-Tools klare Vorteile. Sie erleichtern einerseits die Erstellung individueller Reports, andererseits sparen Sie durch die automatisierte Datenversorgung erheblich Zeit ein.

3. Datenvolumen und Skalierbarkeit

Tabellenkalkulationsprogramme sind nicht für die Verarbeitung großer Datenmengen ausgelegt. Tools dieser Art stoßen daher schnell an ihre Grenzen. Übersteigt das Volumen einen gewissen Punkt, treten erhebliche Performance-Probleme und auch Abstürze auf. Gerade bei schnell wachsenden Datenbeständen ist dieser Aspekt kritisch zu sehen. Moderne Analysesysteme haben hingegen keine Schwierigkeiten mit umfangreichen Daten. Sie sind zudem meist hervorragend skalierbar.

4. Zusammenarbeit

Auch das gemeinsame simultane Arbeiten an Tabellen gestaltet sich schwierig. Denn beim gleichzeitigen Arbeiten an entsprechenden Dateien werden die Änderungen der Kollegen nicht in Echtzeit angezeigt. Somit sind Fehler und redundante Eingaben vorprogrammiert. Business Intelligence und Business Monitoring erlaubt es hingegen beliebig vielen Nutzern, gleichzeitig Analysen durchzuführen, Visualisierungen individuell anzupassen und spezifische Alarme einzurichten. Davon abgesehen lassen sich die Zugriffe über Berechtigungen klar regeln.

5. Aktualität der Daten

Es liegt auf der Hand, dass Daten aus Excel- oder Access-Reports niemals topaktuell sein können. Alleine wegen des hohen Aufwands werden Auswertungen dieser Art häufig nur wöchentlich, monatlich oder quartalsweise aktualisiert. Dieser Umstand wird in Zeiten schneller Marktveränderungen und komplexer Wertschöpfungsketten jedoch zunehmend zum Problem. Klassisches BI löst dieses Problem nicht, da es ebenfalls nur in gewissen Zeitabständen mit vergangenheitsbezogenen Daten versorgt wird. Wer auf Basis von Echtzeit-Informationen entscheiden und sofort über signifikante Veränderungen informiert werden möchte, sollte sich daher mit Real-time Business Monitoring befassen.

Fazit: Business Monitoring klar vorteilhaft

Minimierte Fehlerquellen, Effizienz, Echtzeit-Informationen und eine optimale Entscheidungsbasis: Moderne Business-Monitoring-Lösungen sind der manuellen Vorgehensweise in Summe klar überlegen. Eine Investition in professionelle Tools amortisiert sich daher meist sehr schnell und sollte auch von KMU in Betracht gezogen werden.