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Verfasst von: Ruxandra Ionescu

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Unternehmen besitzen im Rahmen ihrer Aufbauorganisation eine festgelegte Struktur, die aus Abteilungen besteht. Jede dieser Abteilungen führt definierte Tätigkeiten aus, die weiter Unternehmensprozesse unterstützt. Dadurch entstehen Daten verschiedener Fachgebiete, die verarbeitet werden müssen, um daraus Informationen und im weiteren Verlauf Wissen zu erstellen. Dies soll dem Geschäftsführer zu maßgebenden Entscheidungen für sein Unternehmen verhelfen. Üblicherweise wird dieses Quantum an Daten von Fachleuten aus der IT verwaltet. Analysten der jeweiligen Abteilungen sind daher gezwungen sich bei Datenabfragen, bei Diesen zu wenden. Dieses Prozedere erzeugt einen verlängerten Kommunikationsweg und ist mit einem erhöhten Arbeitsaufwand verbunden. Um diesen Arbeitsaufwand und auch weitere belastenden Faktoren auf ein Minimum zu reduzieren, kommt Self Service Business Intelligence oder auch SSBI ins Spiel.

Was ist Self Service Business Intelligence?

Self Service Business Intelligence ermöglicht Fachanwendern einer Abteilung eine eigenständige Verarbeitung von Daten und die Generierung unabhängiger Analysen, ohne die IT-Abteilung dabei belasten zu müssen. Diese Art von BI Tool ist bereits seit 2010 existent und findet zunehmend Gebrauch in den Gebieten Controlling, Buchhaltung, Marketing und Vertrieb, etc. Um autonome Arbeiten gewährleisten zu können, muss die SSBI auch dementsprechend konzipiert sein. Wichtig hierbei ist der Zugang zu abteilungsspezifischen Daten durch den Ausbau eines optimalen Data Warehouses, einem BI Programm und den passenden Reporting Tools. Das Dashboard sollte grafisch ansprechend und nutzerfreundlich aufgebaut sein, sodass es zu einer simplen Nutzung der Adressaten führt.

Warum findet Self Service Business Intelligence in Unternehmen Gebrauch?

Der Unterschied zwischen dem Einsatz eines klassischen BI Programmes und einer Self Service Business Intelligence liegt in der Eigenständigkeit des Facharbeiters Daten aus dem Data Warehous abzufragen und diese zu einem Report verarbeiten zu können, ohne jeglichen Leistungsanspruch der IT-Abteilung anzunehmen. Hinsichtlich der Nutzung einer klassischen BI Lösung, erweist sich diese für den einfachen Abteilungsmitarbeiter als zu komplex, sodass es einer intensiven Einschulung bedarf, was wiederum zu zeitlichen Verzögerungen von Arbeitsprozessen und finanziellen Aufwendungen führen kann. Es ist demnach davon auszugehen, dass klassische BI Lösungen eher von Fachleuten genutzt werden, die die gewünschten Daten bereitstellen. Daher kommt es zu einer Akkumulation größerer Datenmengen verschiedener Unternehmensbereiche, dessen Verarbeitung viel Zeit beansprucht. Eine schnellere Auswertung der Daten erscheint daher unmöglich. Abhilfe soll hier die Self Service Business Intelligence leisten, indem sie eine Simplifizierung der Nutzung vorsieht, sodass auch mehr Abteilungspersonal eigenständig Gebrauch davon machen kann, ohne die IT-Abteilung zur Seite ziehen zu müssen.

Vorteile der Self Service Business Intelligence

Autonomes Arbeiten durch vereinfachtes System

Wie bereits erwähnt, bietet SSBI für den Mitarbeiter, ohne profundes technisches Know-how, einen einfacheren Zugang zur Verarbeitung relevanter Daten und Erstellung etwaiger Auswertungen. Hierbei kommt es zu enormen Zeiteinsparungen, da der Nutzer einfach auf abteilungsspezifischen Daten zurückgreifen kann, ohne den zusätzlichen Kommunikationsweg zur IT-Abteilung zurücklegen zu müssen. Selbst die Generierung von Reports beansprucht deutlich weniger Zeit als die Nutzung herkömmlicher Software.

Entlastung der IT-Abteilung

Weiters profitiert auch Personal aus der IT-Abteilung durch die Implementierung von Self Service Business Intelligence, da sie sich durch die Entlastung auf komplexere Thematiken fokussieren können und somit ein effizienterer Arbeitsablauf gewährleistet wird.

Höhere Entscheidungsagilität durch zeitnahe Informationen

Ein weiterer Punkt ist, dass durch den Einsatz von SSBI sich entscheidungsträchtige Richtlinien und Maßnahmen in einem Unternehmen auf zeitnahen Informationen stützen, da hierbei Echtzeitdaten verarbeitet werden. Entwicklungen können hierbei leichter monitorisiert werden, sodass auch schnellstmöglich gehandelt werden kann.

Nachteile der Self Service Business Intelligence und wie diese behoben werden können

Nachteil: Potenzielle Nutzer könnten vom System eingeschüchtert werden

Auch wenn SSBI dem Nutzer eine vereinfachte Art der Datenverarbeitung bietet, muss auch diese dem Mitarbeiter in Form einer Einschulung nähergebracht werden. Problematisch hierbei ist, dass viele potenzielle Anwender im Vorfeld vor neuen Programmen zurückschrecken und sich erst langsam herantasten müssen. Teilweise könnte es dazu kommen, dass Mitarbeiter gar nicht dazu bereit wären, diese Art von Unterstützungsprogramm zu nutzen, da es wiederum mit einem Lernaufwand verbunden wäre.

Maßnahme: Nutzerfreundlichkeit und Funktionalitätsvielfalt aufzeigen

Hierbei könnte es sich als vorteilhaft erweisen, in aller erster Linie die Nutzerfreundlichkeit einer Self Service Business Intelligence aufzuzeigen, sodass erste Barrieren abgebaut werden können, um in weiterer Folge einen Ausgleich zwischen Nutzerfreundlichkeit und Funktionsvielfalt zu schaffen. Weiters kommt es zu einer harmonischeren Interaktion zwischen den jeweiligen Abteilungen, da sich Informationen durch das SSBI leichter teilen und gemeinsam verarbeiten lassen.

Nachteil: Mangelnde Datenqualität durch inkorrekte Datenbestückung

Ein weiterer Aspekt, der in Betracht gezogen wird, ist die Datenqualität. Durch die Implementierung der SSBI kommt es zu einer vereinfachten Integration von verschiedenen Datensätzen verschiedener Abteilungen. Hierbei ist die akkurate Eingabe von abteilungsspezifischen Daten von größter Bedeutung, um mit korrekten Daten arbeiten zu können. Der Verantwortungsbereich für die Aufrechterhaltung der Datenqualität liegt hierbei immer noch bei der IT-Abteilung.

Maßnahme: Integration von Warnsystemen

Um dieser Problematik weitgehendst aus dem Weg gehen zu können, wäre ein in das SSBI integriertes Warnsystem von großer Bedeutung, die falsche Datensätze frühzeitig erkennt und den Nutzer darauf aufmerksam macht.

Nachteil: Missbrauch von personenbezogenen Daten

Auch der Aspekt des korrekten Zugriffes und Verwendung von Daten, vor allem personenbezogenen Daten, sollte nicht außer Acht gelassen werden. Durch die einfachere Handhabung des Self Services und dem vereinfachten Zugriff auf verschiedene Daten, kann es hierbei zu einem Missbrauch des Verwendungszweckes kommen.

Maßnahmen: Implementierung von Zugriffsregeln im SSBI

Ratsam wäre hierbei eine Aufstellung von Zugriffsregeln im SSBI System, sodass es zu keinen Verstößen bezüglich der Datenschutzverordnung kommen kann.

Was bedeutet Self Service bei Caduceus?

Bei Caduceus handelt es sich um eine rundum Self Service Business Intelligence Tool, die dem Nutzer, durch seine vielfältige Funktionalität, das autonome Arbeiten leichter ermöglicht. Dabei gehört es zu den Pionieren des Real Time Monitorings, sprich der Verarbeitung zeitnaher Daten, sodass Entscheidungen akkurater und schneller getroffen werden können. Zuzüglich dessen, lässt sich Caduceus sehr einfach in das unternehmensinterne System implementieren, durch die Nutzung gängigster Schnittstellen.

Ein weiterer Pluspunkt wäre die Skalierbarkeit der SSBI Lösung Caduceus. So wie sich unternehmerische Abläufe und Prozesse im Laufe der Zeit verändern, verändern sich auch deren Daten und Informationen. Dementsprechend kann Caduceus hierbei eingreifen, indem es sich den Gegebenheiten anpassen kann.

Auch die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen kann durch die Nutzung von Caduceus deutlich vereinfacht werden. Nutzer verschiedener Abteilungen können hierbei auf verschiedene Daten zurückgreifen, sodass die Durchführung von Analysen simultan verlaufen kann. Ein vorteilhafter Faktor ist dabei, dass es zu keinem Missbrauch von Daten kommt, da Caduceus Berechtigungsregeln im System integriert hat.

Generell ist die Integration von Warnsystemen bei SSBI Lösungen ratsam, da Nutzer dadurch ein hohes Maß an Sicherheit bezüglich der Verlässlichkeit eingespeister Daten bekommen und genau das bietet Caduceus. Durch die automatisierte Aufnahme von Daten aus überwachten Systemen garantiert Caduceus eine Reduktion von Fehleranfälligkeiten.

Fazit:

Self Service Business Intelligence Lösungen haben ihre Vor- und Nachteile. Wichtig hierbei ist, dass Nutzerfreundlichkeit und Funktionalität harmonisieren. Durch die Implementierung eines SSBI können Abteilungsmitarbeiter vereinfacht Daten abfragen, ohne Fachleute der IT zur Last fallen zu müssen. Außerdem können gewisse Arbeitsabläufe einfacher und schneller finalisiert werden, da Abteilungen verstärkt zusammen arbeiten können. Oberste Priorität sind Warnsysteme und Berechtigungsklauseln, sodass sowohl die Datenqualität als auch der Verwendungszweck der Daten korrekt verlaufen.