10min. Lesezeit, Verfasst von: Ruxandra Ionescu

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Wir befinden uns in einer modernisierten Welt, in der sich Technik und Digitalisierung in verschiedenen Lebensaspekt wiederfinden lassen. Unternehmensprozesse und -abläufe verlaufen schneller und umso wichtiger ist es die richtigen „Tools“ zur Echtzeit – Interpretation von Daten parat zu haben. Zahlreiche Business Intelligence (BI) Tools finden bereits Anwendung in Unternehmen und dennoch können gravierende Entscheidungsfehler auftreten. Grund dafür ist oftmals eine Fehlinterpretation der Daten bedingt durch deren Aktualität. Business Intelligence Produkte arbeiten mit veralteten, aggregierten Daten und spiegeln nicht den IST-Zustand wider. Teilweise sind sie auch in ihrer Anwendung nicht besonders nutzerfreundlich.

Es lohnt sich daher einen genaueren Blick auf datenbasierte Analyse Tools zu setzen und hier den Fokus auf Echtzeit Systeme zu legen. Hierbei ergeben sich nämlich beträchtliche Unterschiede zu einer klassischen Business Intelligence.

Welche diese sind und worauf Sie achten müssen, erläutern wir Ihnen im weiteren Verlauf dieses Artikels durch folgende Punkte:

1. Probleme klassischer Business Intelligence (BI) Lösungen
2. Vorteile von Echtzeit-Datensystemen
3. Anwendungsbeispiele

1. Probleme klassischer BI-Lösungen

• Komplexität – herkömmliche Tools sind nicht benutzerfreundlich

Ziel eines Business Intelligence Tools liegt darin Informationen zugänglich und verwertbar machen zu können. Damit das passiert, sollte nicht nur die Benutzeroberfläche, sondern die gesamte Handhabung des Systems erleichtert werden, sodass das Tool eine übersichtliche Unterstützung für den Nutzer bieten kann. In der Realität hingegen sind herkömmliche BI Tools zu komplex aufgebaut, sodass Nutzer schnell die Motivation verlieren sich mit der Software auseinander zu setzen.

• Starre Systeme – Verarbeitung von aggregierten, periodisierten Daten

Bei einem klassischen Business Intelligence System werden Daten durch sogenannte ETL Strecken (Extract, Transform, Load) verarbeitet und das nur periodisiert. Dies erfolgt beispielsweise einmal am Tag oder in der Nacht. Die Daten werden hierbei blockweise zusammengefasst und nach der Verarbeitung der Daten durch den sogenannten ETL-Run, kann sich der/die Nutzer(in) den fertigen Report ansehen. Wenn der/die Nutzer(in) allerdings wieder einen neuen Report benötigt, muss diese/r warten, bis der periodisierte ETL-Run wieder läuft, sodass Daten wieder zu einem weiteren Report verarbeitet werden können, was wiederum starr und langsam ausfällt.

• Verzerrungen der Realität – Vergangenheitsbezogene Daten werden verarbeitet

Durch den Gebrauch klassischer Business Intelligence Tools erfolgt die Analyse eines Unternehmens mit Daten, die nicht den IST-Zustand wiedergeben, sondern lediglich eine Zeitaufnahme aus der Vergangenheit widerspiegeln. Somit werden durch die Nutzung herkömmlicher BI Tools, Reports, Quartals- und Jahresabschlüsse, etc. mit veralteten Datensätzen erstellt. Hier kann keine zeitnahe Reaktion auf aktuelle Gegebenheiten stattfinden, was wiederum zu Engpässen und Fehlentscheidungen führen kann.

Daher ist es von größter Notwendigkeit Echtzeit Daten verarbeiten zu können, um rechtzeitig passende Maßnahmen zu erstellen. Echtzeit-Datensysteme oder auch Realtime Business Monitoring Systeme können dabei unterstützen.

2. Vorteile von Echtzeit-Datensystemen

• Skalierbarkeit für Visualisierung des IST-Zustandes

Die Funktionsweise eines Echtzeit-Datensystems zeichnet sich durch die Übertragung der Daten in das Zielsystem aus. Entstehen fünf Änderungen (Events) pro Sekunden, werden zeitnah diese fünf Events pro Sekunde an das System übermittelt.

Im Vergleich sammelt ein klassisches Business Intelligence Tool Datensätze aus der letzten Periode in gestaffelter Form, und verarbeitet diese zu einem Report. Dadurch basiert die Entscheidungsfindung auf bereits veralteten Daten und bietet keinen Blick auf den momentanen Zustand.

• Bessere Übersicht von drohenden Problemen durch integrierte Alerting Systeme

Durch eingebaute Alerting Systeme werden schnell und einfach aufschlussreiche Informationen bereitgestellt, die einen maßgebenden Wettbewerbsvorteil erbringen. Beispielsweise können dadurch zeitnah Ausfälle über das Dashboard angezeigt und zusätzlich per Nachricht (SMS, Mail, etc.) alarmiert werden. Auch bei etwaigen unternehmensrelevanten Planungen wie beispielsweise Personaleinsatz, Lagerkapazitäten, Ressourcenmanagement, uvm., kann es eine hilfreiche Stütze bieten.

• Intuitive Nutzungsmöglichkeiten durch SSBI (Self Service Business Intelligence)

Oftmals werden Daten-Interpretationen und -Analysen mit komplexen Prozessen in Verbindung gebracht. Dies kann durchaus der Fall sein, wenn die genutzte Softwarelösung nicht allzu benutzerfreundlich aufgebaut ist. Realtime Monitoring Systeme haben hier oftmals den erheblichen Vorteil, dass sie einfach und intuitiv aufgebaut sind, in Form einer Self Service Business Intelligence oder auch SSBI, sodass nicht nur Experten mit ihnen arbeiten können, sondern auch Personal aus anderen Abteilungen. Der Vorteil liegt hierbei in einer dezentralen Sammlung und Verarbeitung der Daten, was wiederum zu einer optimalen Übersicht über das gesamte Unternehmen führt. Zusätzlich wird das IT-Personal dadurch entlastet und kann sich um Aufgaben kümmern, die eine höhere Priorisierung haben.

• Echtzeit Daten zur ganzheitlichen Überwachung der Prozesse

Ein Real Time Business Monitoring System stützt sich auf der Verarbeitung zeitnaher Daten. Dabei analysieren Real Time Business Monitoring Systeme nicht nur, sondern bieten zusätzlich eine rundum Überwachung der firmenrelevanten Prozesse mit der Frage: Was passiert gerade in meinem Unternehmen? Dadurch kann auf auftretende Probleme schnellstmöglich reagiert werden und nicht erst nachdem ein Fehler aufgetreten ist. Weiters können auch Verbesserungspotenziale im Unternehmen aufgedeckt werden, die wiederum zu neuen Möglichkeiten dienen, wie:

• Höhere Wirtschaftlichkeit
• Kosteneinsparungen
• Bessere Kundenbindung
• Leistungsoptimierungen
• Eröffnung neuer Geschäftssparten

3. Anwendungsbeispiele

Die Anwendungsmöglichkeiten für Echtzeit Datensysteme sind vielschichtig. Das Potenzial davon wurde bereits von vielen Branchen erkannt und genutzt. Folgende Anwendungsbeispiele sollen erläutern, warum sich Real Time Business Monitoring Systeme zunehmend an großer Beliebtheit erfreuen:

Anwendungsbeispiel 1: Qualitätsmessungen am Fließband

In der Industriebranche werden Qualitätsnormen vorgegeben, die das Endprodukt formen sollen. Daher müssen immer wieder Messungen durchgeführt werden, um zu überprüfen, ob die vorgegebenen Qualitätskriterien umgesetzt werden. Hierbei können Echtzeit Datensysteme die Messungen aufnehmen, um herauszufinden wie die Qualität ausfällt, oder wo es potenzielle Schwierigkeiten geben könnte und wie oft diese vorkommen.

Um die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu messen, werden vom Management Zielvorgaben in Form von KPIs (Key Performance Indikatoren) vorgegeben. Beispiel: Die maximale Ausfallrate von einem Stück in Hundert. Hier werden diese Zielvorgaben mit Sensoren mitgemessen. Wenn ein Stück ausfallen sollte, wird das in Form einer KPI am Dashboard angezeigt. Dabei kann herausgelesen werden wie viele Stücke von Hundert tatsächlich ein Problem haben.

Anwendungsbeispiel 2: Lagermessungen zur Vorbeugung von Stornoquoten 

Ein Paket wird über ein Webshop bestellt. Als Zielvorgabe muss dieses Paket innerhalb von zwei Tagen beim Kunden ankommen. Sollte sich die Lieferzeit verzögern, erhöht sich die Stornorate und die Kundenzufriedenheit sinkt. Durch den Einsatz von Echtzeit Datensystemen können hierbei Logistikpartner mit dem Tracking Carrier des Lieferanten angebunden werden. Das System misst hier die Zeit, wann das Paket übergeben wurde bzw. wann der Kunde das Paket erhalten hat. Dadurch kann ein Richtwert erstellt werden.

Beispiel eines Richtwertes: Ein Paket aus dem Lager benötigt zum Kunden einen Tag und 7 Stunden. Der Verantwortliche kann hierbei die Daten evaluieren und Optimierungsmaßnahmen setzen. Wenn die Zeit verkürzt würde, wäre die Kundenzufriedenheit noch höher, also kann hierbei der Zielwert auf 24 Stunden reduziert werden. Auch im Zuge einer Prozessänderung kann der Nutzer durch den Einsatz eines Monitoring Systems diese überwachen. Hier beispielsweise: Eine Änderung des Carriers oder Änderungen im Lager, damit die Ware schneller herausgeholt werden kann. Im Zuge der Veränderungen kann die betroffene Person die Änderungen in Echtzeit beobachten und für sich evaluieren, ob sich tatsächlich etwas geändert hat, oder ob der Wert gleich bleibt.

Anwendungsbeispiel 3:  Automatisierte Unternehmenssteuerung durch Realtime Business Monitoring

Unternehmen werden momentan oftmals mit  einer Kombination von BI Systemen und Excel Reports gelenkt. Daten werden hierbei aus der Vorperiode aufgenommen, zu einem Report verarbeitet und mit einem herkömmlichen BI System kombiniert. Darauf stützen sich in weiterer Folge relevante Unternehmens Entscheidungen. Diese werden mit den Ergebnissen der nächsten Periode verglichen.

Der Ansatz eines Echtzeit Datensystems hingegen liegt darin mit aktuellen Daten zu arbeiten. Bei drohenden Problemen wird automatisch vom System ein Warnsignal ausgesendet, sodass zeitnah darauf reagiert werden kann. Jede Veränderung wird somit automatisch überprüft.

Das Ziel von Echtzeit Datensystemen liegt darin, die Unternehmenssteuerung zukünftig zu automatisieren, sodass keine Berichte mehr gelesen werden müssen. Damit kann das zunehmend komplexer werdende Berichtswesen abgebaut werden. 

Fazit: 

In vielen Unternehmen finden Business Intelligence Lösungen bereits Gebrauch. Allerdings kommt es nach wie vor zu Herausforderungen in der Unternehmenssteuerung. Grundlegende Entscheidungen eines Unternehmens stützen sich oftmals auf Informationen aus der Vergangenheit. Das ist wiederum mit einem enormen Zeitaufwand und einer erhöhten Fehlerquote verbunden, da Warnsysteme selten integriert sind. Unter Anderem kann die Anwendung einer herkömmlichen Business Intelligence komplex sein, sodass Unternehmen keinen Vorteil daraus ziehen können.

Real Time Business Monitoring Systeme bieten hierbei erhebliche Vorteile, indem sie mit zeitnahen Daten arbeiten sowie  einfach und intuitiv in ihrer Handhabung sind. Zudem bieten sie durch eine dezentrale Datennutzung einen ganzheitlichen Blick über das gesamte Unternehmen. Integrierte Alerting Systeme sorgen zusätzlich für einen reibungslosen Ablauf der Prozesse.